Les statuts de la SAHIV
Titre I. But et structure de la Société
Article 1
La Société archéologique et historique d’Ille-et-Vilaine (SAHIV), est une association à but scientifique et culturel dont les statuts établis conformément à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901 sont déposés à la préfecture d’Ille-et-Vilaine. Elle a pour but d’étudier l’histoire, le patrimoine, l’art, la culture et la société en Bretagne et plus particulièrement en Ille-et-Vilaine.
Ce but n’exclut pas les travaux historiques et archéologiques d’un caractère plus général.
Article 2
Le siège social est fixé aux Archives départementales d’Ille-et-Vilaine, 1 rue Jacques Léonard à Rennes. Il pourra être transféré par décision du bureau.
Article 3
La Société est ouverte à toutes et tous. Toute personne intéressée peut en devenir membre en s’inscrivant auprès du secrétariat et en s’acquittant du montant de la cotisation.
Article 4
Les membres versent une cotisation annuelle dont le montant est décidé en assemblée générale. Tout membre qui n’aura pas acquitté pendant deux années de suite sa cotisation sera considéré comme démissionnaire et rayé de la liste des membres de la Société, après lettre de rappel du (de la) trésorier(-ère).
Titre II. Organisation et fonctionnement
Article 5
Les séances ordinaires de la Société ont lieu une fois par mois à Rennes ou en tout autre lieu du département fixé par le bureau, sauf les mois de juillet, août et septembre.
Article 6
Les membres de la Société se réunissent de plein droit en assemblée générale ordinaire, une fois par an, sur simple convocation par courriel ou à défaut par voie postale, lors d’une des trois premières séances de l’année civile. L’assemblée générale statue sur le rapport moral et d’activité du (de la) président(-e) et sur le compte financier du (de la) trésorier(-ère). Tous les trois ans, elle procède à l’élection du conseil d’administration. Celui-ci est composé de 15 membres élus et des anciens président(-e)s, membres de droit. Les votes peuvent être exprimés par procuration. Les décisions sont prises à la majorité des sociétaires présents ou représentés.
Des assemblées générales extraordinaires peuvent éventuellement être convoquées par le (la) président(-e) pour statuer sur des questions importantes concernant la vie de la Société.
Article 7
La Société est administrée par un bureau composé de onze membres et au minimum d’un(-e) président(-e), deux vice-président(-e)s, un(-e) secrétaire général(-e), un(-e) secrétaire, un(-e) trésorier(-ère), un(-e) trésorier(-ère)-adjoint(-e) et un(-e) responsable du bulletin, qui sont élu(-e)s au sein du conseil d’administration.
Leurs mandats sont reconductibles sans limitation de durée sauf pour le (la) président(-e) et les vice-président(-e)s qui ne sont pas immédiatement rééligibles dans leurs fonctions après deux mandats successifs. En cas de vacance en cours d’année, le bureau peut pourvoir par cooptation au remplacement des membres manquants, la ratification se faisant au cours de l’assemblée générale suivante.
Article 8
Le (la) président (-e) représente la Société dans tous les actes de la vie civile. Il (elle) dirige la tenue des séances, fixe l’ordre du jour, met les propositions aux voix, veille à la correspondance conjointement avec le (la) secrétaire général(-e), ordonne le paiement des dépenses. Il (elle) peut convoquer des assemblées générales extraordinaires.
Article 9
Les vice-président(-e)s, ou à défaut tout membre du bureau ou ancien(-ne) président(-e), suppléent le (la) président(-e) pour diriger les séances en cas d’empêchement de ce dernier.
Article 10
Le (la) secrétaire général(-e) assure le suivi des affaires intéressant la Société et partage avec le (la) président(-e) le soin de la correspondance.
Article 11
Le (la) secrétaire rédige les procès verbaux des séances et des réunions de bureau. Il (elle) seconde le (la) secrétaire général(-e) dans ses activités.
Article 12
Le (la) trésorier(-ère) en collaboration avec le (la) trésorier(-ère) adjoint(-e) perçoit les cotisations, veille à leur recouvrement, acquitte les dépenses ordonnancées par le (la) président(-e) et tient la comptabilité. Il (elle) soumet à l’assemblée générale annuelle son compte financier arrêté au 31 décembre de l’année précédente.
Article 13
Le (la) responsable du Bulletin reçoit les articles destinés à la publication (cf. article 15 ci-après), coordonne le travail du Comité de publication, des correcteurs(-trices) et assure la liaison avec l’imprimeur.
Article 14
La Société peut constituer des commissions pour étudier une question spéciale. Toute commission devra rendre compte de ses conclusions à une séance ultérieure.
Titre III. Bulletin et publications. Sorties
Article 15
La Société veille à diffuser dans le public le plus large possible les conférences et les résultats des recherches qu’elle encourage. À cette fin elle publie un Bulletin annuel et peut éditer ou coéditer des travaux dont la teneur et la qualité auront été approuvées par le bureau.
Article 16
Le volume annuel du Bulletin et mémoires est remis en séance ou adressé personnellement et directement à chacun des membres à jour de leur cotisation.
Article 17
La Société peut organiser des excursions ouvertes à tous ses membres, ayant pour but de visiter des monuments ou des sites historiques ou archéologiques. Celles-ci feront l’objet de comptes rendus qui seront publiés dans le volume du Bulletin et mémoires de l’année.
Titre IV. Modification des statuts
Article 18
La modification des statuts de la Société ne peut intervenir que sur proposition du bureau, examinée en assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet, et approuvée à la majorité des suffrages exprimés.
Article 19
Les précédents statuts de la Société en date du 14 mai 1989 sont abrogés.
Statuts approuvés à l’unanimité en Assemblée générale extraordinaire le 14 mai 2019
Statuts de la SAHIV (19 mai 2019)
Règlement intérieur (adopté par l'Assemblée Générale du 13 février 2024)
Ce règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts du 14 mai 2019 de l’association et d’en préciser le fonctionnement. Il deviendra applicable dès son adoption en Assemblée Générale. Il sera remis à l’ensemble des membres du Conseil d’Administration, publié dans le bulletin annuel et consultable par tous sur le site internet de la SAHIV.
Titre I - Composition de l’association
Art. 1er – Membres de l’association
La SAHIV est composée des membres ayant adhéré à l’association.
Conformément à l’article 3 des statuts de l’association, celle-ci est ouverte à toute personne, toute association ou institution intéressées par les activités proposées et qui peuvent s’inscrire près du secrétariat en versant la cotisation fixée par l’Assemblée Générale.
Art. 2 – Cotisations
Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle fixée en Assemblée Générale, conformément à l’article 4 des statuts.
Art. 3 – Exclusion
Seuls les cas graves de condamnation pénale, de comportement ou déclarations publiques hostiles ou préjudiciables à l’association ou de refus de paiement de cotisation peuvent déclencher une procédure d’exclusion. Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d’Administration, après avoir entendu les explications du membre contre lequel la procédure d’exclusion est engagée.
Art. 4 – Démission – Décès
Le membre démissionnaire devra informer le (la) Président (-te) de sa décision par simple lettre ou par courrier électronique. Il ne pourra prétendre à aucune restitution de cotisation.
Conformément à l’article 4 des statuts, tout membre n’ayant pas acquitté sa cotisation deux années consécutives sera considéré comme démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre s’efface avec la personne, et les ayants droit ne peuvent prétendre à un maintien dans l’association.
Les cotisations versées à la SAHIV sont définitivement acquises, même en cas de démission, d’exclusion ou de décès en cours d’année.
Titre II - Organisation et Fonctionnement de l’association
Art. 5 – Désignation et composition du Conseil d’Administration
Les membres du Conseil d’Administration sont élus par l’Assemblée Générale.
Les articles 6 et 7 des statuts indiquent les modalités générales d’élection au Conseil d’Administration et précisent que les votes peuvent être exprimés par procuration. Cette modalité particulière est limitée à 4 procurations par membre adhérent votant, présent au scrutin, soit un nombre maximum de 5 voix par électeur. Ce principe s’applique à tous les scrutins organisés par la SAHIV.
Les membres élus au Conseil d’Administration sont au nombre de 15, auxquels s’ajoutent les anciens Présidents ou anciennes Présidentes de l’association qui sont membres de droit.
La durée du mandat des membres élus au Conseil d’Administration est fixée par les statuts.
Art. 6 – Rôle du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration élit le (la) Président (-te) de la SAHIV ainsi que les 10 membres qui en constituent le Bureau exécutif.
Le Conseil d’Administration :
- s’assure de la mise en œuvre par le Bureau, de la politique définie par l’Assemblée Générale
- se prononce sur les exclusions de membres de l’association
- décide de la création ou la suppression d’éventuels emplois salariés
- décide de l’ouverture ou de la clôture de comptes bancaires et des délégations de signatures
- autorise ou non des dépenses importantes non prévues dans le budget prévisionnel
- approuve ou amende les comptes et budgets prévisionnels avant leur présentation à l’Assemblée Générale, et en analyse les résultats
- arrête les projets envisagés et qui seront soumis à l’Assemblée Générale
Art. 7 – Fonctionnement du Conseil d’Administration
Les membres du Conseil d’Administration se réunissent trois fois par an en assemblées ordinaires.
- courant janvier/début février, avant l’Assemblée Générale annuelle, pour une présentation préalable des rapports d’activités et financiers, des propositions budgétaires et des projets.
- courant juin, pour une présentation à mi- exercice de la situation en cours des adhésions, des réalisations et de la trésorerie.
- courant octobre/novembre, pour une analyse des résultats probables de l’année en cours et une réflexion sur les projets et actions à entreprendre pour l’exercice suivant.
Des réunions exceptionnelles peuvent être organisées à l’initiative du (de la) Président (-te) ou sur demande de l’un, ou plusieurs membres du Conseil d’Administration pour traiter un sujet important ou urgent. Il peut être envisagé dans certains cas de faire appel à la participation d’une expertise spécialisée extérieure.
Par ailleurs, des commissions de travail peuvent être constituées sur décision du Conseil d’Administration.
Les convocations à ces réunions par le (la) Président (-te) se font par simple message électronique adressé une semaine avant la date retenue. Ce message en indique l’heure, le lieu et l’ordre du jour.
Comptes rendus des réunions
Un procès-verbal est établi par le (la) secrétaire de séance qui retranscrit, en accord avec le (la) Président (-te), les délibérations et les décisions qui ont été prises.
À ce procès-verbal est jointe une feuille de présence signée par les membres du Conseil d’Administration présents.
Les procès-verbaux sont diffusés aux membres du Conseil d’Administration et un exemplaire est consigné en archives afin de constituer l’historique de l’association.
Art. 8 – Désignation et composition du Bureau
Le Bureau est une émanation du Conseil d’Administration qui élit, parmi les membres élus au CA, les personnes candidates qui vont constituer ce Bureau.
Le Bureau de la SAHIV comporte 11 membres dont le Président (ou la Présidente) de l’association. Conformément à l’article 7 des statuts, 10 membres se répartissent les différentes fonctions : vice-présidence (2), secrétariat général (1), secrétariat de séances (1), trésorerie (1), trésorerie-adj,(1) responsabilité du bulletin (1). Trois membres prennent en charge l’organisation des excursions, l’élaboration du programme des conférences et la relecture des communications écrites pour le bulletin. Les durées des mandats au sein du Bureau sont fixées par les statuts et sont identiques à celles du Conseil d’Administration.
Art. 9 – Rôle du Bureau
Le Bureau est l’organe exécutif de la SAHIV. Il veille à la mise en œuvre des délibérations, tant du Conseil d’Administration que de l’Assemblée Générale. Il a en charge la gestion courante de l’association dans le cadre des orientations arrêtées. Il s’assure du bon fonctionnement statutaire, ainsi que du respect de la réglementation.
Il informe régulièrement le Conseil d’Administration de l’évolution de cette gestion.
Les articles 8 à 13 des statuts précisent le rôle de chacun des membres du Bureau.
Les articles 6 et 7 ci-dessus du présent règlement intérieur indiquent la nature et les modalités de la relation du Bureau avec le CA.
Art. 10 – Fonctionnement du Bureau
Les membres du Bureau se réunissent une fois par mois à l’exception des mois de juillet et août. Des réunions exceptionnelles peuvent être organisées à l’initiative du Président (ou de la Présidente).
Les convocations se limitent à une simple information donnée à l’issue de chaque réunion mensuelle pour la réunion du mois suivant. L’ordre du jour est envoyé aux membres du Bureau une semaine avant la réunion.
Comptes rendus des réunions du Bureau
Chaque réunion du Bureau fait l’objet d’un procès-verbal établi par le (la) secrétaire de séance en lien avec le (la) Président (-te). Ce procès-verbal est adressé aux membres du Conseil d’Administration, un exemplaire étant conservé en archives.
Titre III – Dispositions diverses
Art. 11 – Modifications du Règlement intérieur
Le Règlement intérieur de la SAHIV est établi par le Conseil d’Administration. Il peut être modifié sur proposition d’un ou plusieurs membres du CA.
Cette proposition argumentée devra être formulée par écrit et adressée au (à la) Président (-te) qui réunira le Conseil d’Administration afin d’examiner la requête et décider de la suite à y donner.
Dans l’hypothèse d’une modification, le Conseil d’Administration procédera à la rédaction d’un nouveau Règlement qui se substituera au précédent après approbation de l’Assemblée Générale. Il sera alors remis à chaque membre du CA et publié dans le bulletin annuel suivant la modification. Il sera également consultable sur le site internet de la SAHIV.
Règlement intérieur de la SAHIV (13 février 2024)
